【確定申告】経理書類は何をいつまで、どうやって保管する？電子帳簿保存法・スキャナ保存法対応の保管方法を解説します。

本記事では、個人事業主向けに確定申告の経理書類について、
電子帳簿保存法・スキャナ保存法に対応した保管方法を解説します。

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確定申告の書類は何を、いつまで、どうやって保管する？
何を保管する？

そもそも確定申告の書類は何を保管したらよいのでしょうか。
大まかに２つに大別されます。

①取引先から受領したもの、自ら発行したもの
請求書・領収書・見積書など

②①を元に作成した帳簿書類など
確定申告書・決算書（損益計算書や貸借対照表）・総勘定元帳・仕訳帳・経費帳・売上帳・仕入帳
開業して初めての方は、とにかく①の書類を無くさないように保管してください。
②は難しい書類の名前が羅列されていますが、会計ソフトを導入して帳簿づけを行っていくと
自動的に作成されますのであまり意識しなくても大丈夫です。

いつまで保管する？

一部の書類は５年間の保存で事足りますが、ほとんどの書類は確定申告期限の翌日から
7年間の保存が必要になります。書類ごとの保存期間の管理が煩雑になるので、
長い方に合わせて７年間保存するのが良いでしょう。（法人の場合は10年間）
確定申告期限は個人事業主の方であれば、毎年3月15日、法人の方は決算月から2か月後になります。

どうやって保管する？

経理資料別の保管方法をまとめました。
①請求書・領収書・見積書などの経理資料

• ◯ データで受領 データで保管・・・義務
• ◯ 紙で受領、紙で保管 or データ化して保管・・・任意

②①を元に作成した帳簿書類など
確定申告書・決算書・総勘定元帳・仕訳帳など

• 紙に印刷して保管 or データのまま保管・・・任意

【ここに注目】データで受領・発行した請求書や領収書など
2024年1月1日よりデータで収受した請求書や領収書などについてデータのまま
保存することが義務化されました。（電子帳簿保存法）
この義務に違反すると青色申告の取り消し、データ改ざんや不正などを行えば
重加算税10％などのペナルティがあります。

QA　紙で受け取ったものはデータ化する必要はあるのですか？

紙で受け取ったものをデータ化することは義務化されてません。
紙で受け取ったものをデータ化する際は別途、スキャナ保存法という法律の要件を満たした
データで保存する必要があります。

QA　受け取った電子データを消さずにそのまま保存しておけばよいのですか？

電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存をする必要があり、
電子帳簿保存法に対応した専用ソフトの導入がおすすめです。
ただし、システム導入が間に合わない、資金が足りない、人出不足などの理由がある場合は、
データを削除せずに保存しておくだけでも大丈夫です。（宥恕措置）

QA　電子帳簿保存法はどうやって対応すれば良いですか？

システムを導入せずに行う方法もありますが、管理が煩雑なため電子帳簿保存法に対応したソフトに
データ保存をおすすめします。データ保存の際には、取引日・取引先・金額の入力が必要です。

ベストな経理資料の保管方法は？比較してみました。

経理資料の保管について、想定されるパターン別にメリットデメリットを比較しました。

近年は請求書や領収書がデータの企業が増えてきており、すべて紙資料で受領するのは難しくなっています。紙資料とデータが混在すると、ファイリングと電帳化する際の入力の手間が二重にかかり、煩雑です。資料へのアクセス頻度が少ない、保管スペースが十分にある場合は、すべて電子化する場合と比較した場合、入力とファイリングの手間、どちらが効率的かが比較材料となります。

環境差や個人差があると思いますが、筆者が実際に実践してみた結果、入力する方が効率が良いと感じました。
入力工数は会計ソフトの機能で省略できるからです。

電子帳簿保存法・スキャナ保存法に対応して紙資料を捨ててみた。

筆者は2024年よりすべて経理資料を電子データ化しています。
運用までのフローをご紹介します。

①スキャナ保存法の事務処理規定をつくる
国税庁にひな形があります。社名など該当箇所を書き直して作ります。

②会計ソフトを電子帳簿保存・スキャナ保存法対応にする
会計ソフトはマネーフォワードクラウド確定申告がおすすめです。
会計ソフト機能のほか電子帳簿保存法・スキャナ保存法の対応、請求書作成や給与計算・電子契約書の作成まで
さまざまな機能が利用できて年間15,000円ほどのコストです。

③紙の資料→スマホで写真を撮って会計データに貼る
事前に会計ソフトにクレジットカードや銀行口座のデータを繋げておくと、
取引日、取引先、金額はすでに入力されている状態なので、実質は写真を撮って添付するだけです。

④データで受領したもの
メールやネット上で請求書や領収書を受け取ったら都度、電帳法専用のストレージに保存して、
取引先・日付・金額を入力しています。
出先の場合はスマホで、内勤の場合はPCでとすぐに処理できる環境にしています。

副次的な効果
検索がしやすいので、紙でファイリングしていたときよりもムダな経費に
すぐ気が付くことができるようになりました。
何の支払いだろう？と焦って資料を漁ることが格段に減り、能率が上がりました。
なによりも、書棚がスッキリしたので気持ちがよいですね。
すべてストレージを見れば書類がある状態なので、
急に打ち合わせや出張先で確認が必要になったときも安心です。